災害時にドローン撮影を実施する場合、現地に出発する前に、整備局等のフライト依頼者と撮影班で以下の事項について、双方で確認することが望ましい。しかし、被災が起きている状況下でもあり、現地でないと判明しない情報も多い。このため、ある程度の情報を基に携行品等を整えて、現地のTEC-FORCE隊員等から、さらに詳細な情報を得てオペレーションを行うことが求められる。
災害時は、宿泊施設を活動範囲の近くに確保することが困難な場合も多い。そのため、できる限り事前に宿泊施設等を準備することが望ましい。なお、テントや宿泊可能な車輌等があると役立つ場合があるが、あわせてバッテリーの充電手段を確保することが求められる。
また現地では、車輌の進入が困難な場所であっても、徒歩で進入可能な調査地点も多い。多くのドローンは、専用の収納箱に格納されバッテリー等備品と共に車輌での移動を前提としているため、徒歩による運搬を考慮し、リュック等の準備が求められる。
現地の活動範囲では、ガソリン等の燃料調達が困難な場合もある。車輌により現地に向かう場合は、被災地に入る前に燃料を満タンにするよう努める。